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品兮高朗譽兮如歌

智能化商業顯示解決方案提供商

智能會議預約管理系統

management system

智能會議預約管理系統是提升公共資源高效利用的辦公軟件，企業管理趨向于智能化、數字化、信息化，優化企業/集團的會議室使用效率，提升企業工作效率以及常見的資源的浪費與沖突。許多大中型企業手工化管理會議室，各樓層的會議室空閑預訂情況不能及時清晰知道。為解決會議室得到合理的安排預訂管理，以及提高工作效率的情況下，朗歌自主研發出智能會議預約管理系統。

<< 會議預約拓撲圖

會議預約系統是由人和計算機等組成的能進行信息的收集、傳送、儲存、維護和使用的會議管理系統。當你預約后即可確定會議時間段，解決會議時間沖突問題，減少工作中，會議室管理混亂，使用不均衡、設備不到位等情況，最大限度的提高會議使用率，通過系統規范會議流程，提高會議管理效率。會議預約系統有效的整合了會議預約、會議室顯示發布、會議紀要電子化、樓層導覽指示、數據采集分析、觸摸查詢服務臺、企業信息發布、短信通知、微信企業公眾號等功能。

會議預約系統工作流程

Workflow

發起預定

綜合屏

會議延長

通過審核

預定屏

提前結束

自動通知

會議簽到

會議結束

物料準備

會議召開

數據統計

用戶通過Wwb網頁、手機端等多種方式查詢并快速選擇合適會議室進行預定。

會議室綜合屏可滾動顯示所有會議信息，使人一目了然。

在不影響下一個會議的前提下，用戶可延長會議時長。

會議預定審核包含人工和自動審核方式，可根據實際情況進行設置。

會議室門口的會議預定屏，可實時顯示會議室的使用情況，往來人員隨時可了解會議安排。

會議提前開完，預定人可以在會議室預定屏上提前點結束本次會議。

系統能夠通過郵件、短信、微信等方式，通知參會人員。

參會人員要在會議召開前進行簽到，否則系統會自動釋放會議室資源。

到達預定結束時間，會議結束。

管理員到會議場地準備，如桌椅、筆記本、投影儀、礦泉水、筆、本子等。

參會人員在會議室簽到后，根據預定時間地點準時召開會議。

系統可統計分析數據，幫助管理者有效管理會議室資源利用。

會議預約系統主要功能

Main functions

可以提供預訂、取消、變更會議室,并且通過圖表的形式去表現會議室的空閑和占用時段。可選擇添加管理與會人員，會議通知支持短信、郵件、微信推送等多種方式; 可添加會議備注、上傳會議資料等會議信息，并可以下載、在線查看。

支持二維碼、IC卡、臉識別簽到、手機掃描二維碼簽到、終端按鍵簽到等多種簽到方式，簽到將會記錄到管理后臺...

支持企業微信、短訊、郵件3種會議信息通知方式，預定提醒、取消提醒、會議前5分鐘提醒、會議室預定無人使用自動釋放提醒等。

支持兼容各種終端設備展示會議日程、會議主題、會議時間、天氣預報等,可以通過會議終端觸摸屏直接預定會議、取消會議、延長會議、提前結束會議等。

會議召開者能看到自己當前組織的所有會議信息，可以根據會議主題、會議描述、會議組織者進行查詢;同時可以顯示當前列表中選中會議的詳細信息。方便查看以往的會議相關信息。

會議室管理是以會議室為視角將與會議室相關的工作進行統一整合，為會議的召開提前做好準備。包括：會議室臺帳管理、會議室分組管理、會議室占用管理、會議室設備管理、會議室預留、會議室審批、會議室設備檢修管理。

幫助企業分析會議室的占用情況、時長、會議室內系統的使用情況等，根據信息提出更利于公司使用的會議室解決方案。更好地服務于企業員工的工作，為企業日后的會議室規劃提供事實依據。

01會議預定

02會議簽到

03消息提醒

04信息顯示

05會議查詢

06會議室管理

07統計查詢

會議預約系統優勢介紹

Advantages introduction

二次定制開發

迎賓與導視

智能精細化管理

資源利用率

信息實時發布

多端支持

降低錯誤率

提高會議效率

分屏顯示

集中控制 / 集中管理

系統可根據用戶需求實現軟件系統進行二次開發定制，包含個性化的用戶界面和功能模塊。

可以結合信息發布系統設置迎賓欄桿座、主題迎賓海報、會議簽到，會議導視牌，迎賓工作人員，讓客人少走彎路，提前告知洗手間的方位，為來賓提供最貼心的服務。

會議簽到、會議臨時預定/取消/延時，智能傳感器探測自動釋放無效資源、統計分析等精細化管理和流程設計，使管理更加智能高效。

根據員工的需求預定會議，只需輸入會議室大小、設備資源和服務和使用時間段各種條件篩選會議。使會議室相關資源利用率最大化。

除了顯示會務信息，會議預約系統中的智能平板在空閑時還能即時發布緊急信息、突發事件，插播媒體文件，實現銀行外匯、基金利率、政策法規、促銷活動、天氣預報、時鐘等即時信息的同步發布，提升企業形象，增強訪客的體驗友好度。

支持PC網頁版，移動網頁版、微信、APP等等的會議室預約方式，便捷了會議申請人員的時間以及快速了解會議室具體情況從而作出調整等。

預約、變更和取消服務等隨時發起和快速通知，參會各方隨時了解狀態及變化，減少、防止預訂錯誤或相關服務資源交付錯誤。

會議預定，共享會議日程、參會人員、會議資料、歷史參會、及時通知等功能，將減少會議無效溝通和協調過程，提高會議組織效率。

智能平板同時播放音視頻、圖片、字母等多種信息組合，還可以同時展示企業廣告宣傳，解決了僅放廣告關注度降低或僅放娛樂節目沒有廣告價值的矛盾。

會議預約系統通過互聯網遠程控制，無需人工換卡、插卡，實現不同場所、不同受眾、不同時間段能夠播放不同的會議信息內容。不管你是在國內還是在國外，只要聯網就可以進行會議室預約管理。

核心功能介紹

Introduction to core functions

其他系統兼容

系統能夠與多媒體信息發布系統、Office、釘釘、門禁等三方系統做對接，在不改變用戶使用習慣情況下輕松實現會議預定，朗歌會議預約管理系統是一個高度開放、高度靈活的系統，可與各類系統對接，實現辦公一體化，實現更多、更強的擴展功能。

移動端會議預定

P C 端會議預定

系統擁有完善而高度靈活的權限設置方式，可分部門、也可以分樓層管理會議室，還可以實現不同權限的用戶能夠查看和使用的會議室不同。按照多種方式展示會議室的使用情況，可按時間方式、會議室方式、日視圖、周視圖、月視圖、按條件篩選等方式，迅速瀏覽所有會議室使用情況，便于用戶快速選定合適的會議室進行預定。

會議門牌一體機

Introduction to core functions

會議室門牌一體機是用于實時顯示當天的會議日程、會議名稱、會議時間、使用部門等預定信息列表，實現會議行程可視化功能。同時一體機支持手機二維碼簽到、人臉簽到、門禁簽到等功能。系統與會議室門禁設備實時互聯，組織者刷臉開啟門禁，無需鑰匙的移交，避免鑰匙丟失、無關人員混入，保證會議安全。

會議綜合屏

Conference integrated screen

會議綜合屏通過連續滾動方式顯示所有會議信息展示，就像航班信息一樣的方式顯示所有會議日程表、參會人員、會議資料，還可以顯示公司LOGO 、通知、宣傳片、圖片等綜合性內容，實現一屏多用。應用場景多數設置在大廳、走廊、電梯廳等公共位置安裝會議綜合屏，根據現場不同的裝修效果，綜合屏可采用43寸以上的顯示設備，也可以使用大尺寸LED拼接屏等還能使用戶外一體機。